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Melody Liao

Melody Liao

[摘要]與時間有約 ─ 全方位資源管理+時間管理

為了做好時間管理,我們用了行事曆、便條紙、筆記本、google行事曆等各種工具來幫忙,試圖做更多的事情,更有效率。短期內似乎有所幫助,但我們最終還是陷入時間不夠的痛苦中,為什麼呢?

史蒂芬柯維指出,這些時間管理工具的目的是講求「效率」,把重點放在「急迫性」,想達到的目標大多是功成名就,有時還會忽略健康跟人際關係的重要性。所以,無法為我們創造出高品質的生活。

解決之道,是了解「時間管理有其限制」,我們需要的不是更多工具,而是「羅盤」來引領人生的方向。我們不需要斤斤計較花了多少時間、做了多少件事,只要朝著羅盤前進,無論快慢,都會朝著真正有意義的目標移動,也會過著真正想要的生活。

做好時間管理,首先得區分「要事」跟「急事」

試著將你日常生活會做的工作跟瑣事,以重要跟緊急兩個向度,分成四個象限。
大多數人都會把時間花在I及III象限,忙得焦頭爛額後,不得不把最終的精力花在IV象限(滑手機、追劇、打電動)以獲得短暫的放鬆,惡性循環的結果就是身心靈的空虛 耗損。
I、II象限都很重要,只有III常常騙走我們的時間!
我們要盡量練習分辨,何者是真正重要的工作,把時間從 III 挪到 II,並避免浪費在 IV上面。

急迫不急迫
重要I

緊急狀況

迫切的問題

要在期限內完成的工作、會議、計畫

II

準備工作

預防措施

價值觀的澄清

長期規劃

建立人際關係

必要的休閒

增進自己能力

不重要III

干擾、電話

某些EMAIL 、報告

不重要的會議

許多迫在眉睫的急事

符合別人期望的事

IV

浪費時間的事

瞎掰閒聊

過多的電視、網路

逃避現實的活動

 

如何規劃時間?

學會上述原則之後,在每個禮拜開始前,花30分鐘來規劃下星期的活動。
而不是每天想到什麼做什麼,才能過更有架構的生活。

步驟1: 與使命連結

要先了解自己真正想要的是什麼,再開始做計畫。
寫下3個對自己最重要的事:人生意義何在?你希望成為甚麼? 完成甚麼? 你的長期目標?你一生希望有的貢獻?
你最重要的人際關係?
如果你只剩下半年可以活,你想做什麼?你想怎麼過?

步驟2: 認清角色

每個人都身兼數職,寫下你人生中扮演的各種角色
例如: 女兒/姊姊/學生/打工的工讀生/義工
例如: 母親/妻子/心理師/女兒/作家

步驟3: 設定目標

思考在剛剛那些角色裡,下周可以做哪件最重要的事情以產生最大的效果?
每一周時間有限,最好把範圍限定在1-2個最重要的目標就好,也不要把每個角色都設定目標
目標寫好後思考下列問題:

  • 如果我在下星期完成這些目標會有甚麼結果?
  • 我對自己的生活會有甚麼不同的感受?
  • 如果我只完成部分目標,結果又如何?
  • 會對我的人生產生積極的影響嗎?
  • 如果我持續每周這麼做,會有甚麼結果,會比現在過得更好嗎?

步驟4: 做好周計畫

一周目標怎麼訂?

  • 必須是你最關切的事,通常屬於第二象限 (重要但不急迫的事情)
  • 周目標反映你的基本需求跟能力,要在自己就能完成的範圍內
  • 不要訂定太難的目標,最好有個七成把握。
  • 設定目標後,將最重要的事情優先放進行事曆中

安排周行事曆時可採用「30/10法則」:

  • 每周花30分鐘將重要的事情填入行事曆中,再安排其他次要的事項。
  • 每天花10分鐘安排隔天的重要事情。
  • 排計劃時要留白。
  • 寫完後思考,你喜歡這樣的一週嗎?如果都達成了,會有什麼感覺?

步驟5: 每天的實踐

每天第一件事是花時間看看今日行程,把最重要的事標示出來,安排事情的先後順序。

步驟6: 行動後的評估

在行動之後,記得要要評估成果,藉著每一週的練習,我們會越來越有覺察力,能夠看清「抉擇」與「行為」交互的結果,改善目標跟行動的方向。

譬如可以想想上禮拜做了哪些事,:

  • 我達成了甚麼目標? 有什麼力量幫助我達成這些目標?
  • 哪些沒有達成? 為什麼?
  • 我遇到哪些挑戰? 我如何克服?
  • 我是否太專注於這些目標而忽略了其他機會?
  • 我如何使不同的目標/角色間產生互補?

在每三個月到半年評估一下成果,問自己

  • 在目標的設定與達成上,有沒有特定的模式?重複的行為?導致失敗/成功?
  • 我的目標是否實際?容易達成嗎?有挑戰性嗎?
  • 是什麼讓我一直無法達成目標? 哪邊可以再改進?
  • 我是否有一些不實際的期待?對自己太嚴苛?對時間規劃太密集?如何修正?


First Things First:TO LIVE, TO LOVE, TO LEARN, TO LEAVE A LEGACY
作者:Stephen R. Covey,A. Roger Merill,Rebecca R. Merill
出版社:天下文化

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