為了做好時間管理，我們用了行事曆、便條紙、筆記本、google行事曆等各種工具來幫忙，試圖做更多的事情，更有效率。短期內似乎有所幫助，但我們最終還是陷入時間不夠的痛苦中，為什麼呢?
史蒂芬柯維指出，這些時間管理工具的目的是講求「效率」，把重點放在「急迫性」，想達到的目標大多是功成名就，有時還會忽略健康跟人際關係的重要性。所以，無法為我們創造出高品質的生活。
解決之道，是了解「時間管理有其限制」，我們需要的不是更多工具，而是「羅盤」來引領人生的方向。我們不需要斤斤計較花了多少時間、做了多少件事，只要朝著羅盤前進，無論快慢，都會朝著真正有意義的目標移動，也會過著真正想要的生活。
做好時間管理，首先得區分「要事」跟「急事」
試著將你日常生活會做的工作跟瑣事，以重要跟緊急兩個向度，分成四個象限。
大多數人都會把時間花在I及III象限，忙得焦頭爛額後，不得不把最終的精力花在IV象限（滑手機、追劇、打電動）以獲得短暫的放鬆，惡性循環的結果就是身心靈的空虛 耗損。
I、II象限都很重要，只有III常常騙走我們的時間！
我們要盡量練習分辨，何者是真正重要的工作，把時間從 III 挪到 II，並避免浪費在 IV上面。
| 急迫 | 不急迫 | |
| 重要 | I 緊急狀況 迫切的問題 要在期限內完成的工作、會議、計畫 | II 準備工作 預防措施 價值觀的澄清 長期規劃 建立人際關係 必要的休閒 增進自己能力 |
| 不重要 | III 干擾、電話 某些EMAIL 、報告 不重要的會議 許多迫在眉睫的急事 符合別人期望的事 | IV 浪費時間的事 瞎掰閒聊 過多的電視、網路 逃避現實的活動 |
如何規劃時間？
學會上述原則之後，在每個禮拜開始前，花30分鐘來規劃下星期的活動。
而不是每天想到什麼做什麼，才能過更有架構的生活。
步驟1: 與使命連結
要先了解自己真正想要的是什麼，再開始做計畫。
寫下3個對自己最重要的事：人生意義何在?你希望成為甚麼? 完成甚麼? 你的長期目標?你一生希望有的貢獻?
你最重要的人際關係?
如果你只剩下半年可以活，你想做什麼？你想怎麼過?
步驟2: 認清角色
每個人都身兼數職，寫下你人生中扮演的各種角色
例如: 女兒/姊姊/學生/打工的工讀生/義工
例如: 母親/妻子/心理師/女兒/作家
步驟3: 設定目標
思考在剛剛那些角色裡，下周可以做哪件最重要的事情以產生最大的效果？
每一周時間有限，最好把範圍限定在1-2個最重要的目標就好，也不要把每個角色都設定目標
目標寫好後思考下列問題:
- 如果我在下星期完成這些目標會有甚麼結果?
- 我對自己的生活會有甚麼不同的感受?
- 如果我只完成部分目標，結果又如何?
- 會對我的人生產生積極的影響嗎?
- 如果我持續每周這麼做，會有甚麼結果，會比現在過得更好嗎?
步驟4: 做好周計畫
一周目標怎麼訂？
- 必須是你最關切的事，通常屬於第二象限 (重要但不急迫的事情)
- 周目標反映你的基本需求跟能力，要在自己就能完成的範圍內
- 不要訂定太難的目標，最好有個七成把握。
- 設定目標後，將最重要的事情優先放進行事曆中
安排周行事曆時可採用「30/10法則」：
- 每周花30分鐘將重要的事情填入行事曆中，再安排其他次要的事項。
- 每天花10分鐘安排隔天的重要事情。
- 排計劃時要留白。
- 寫完後思考，你喜歡這樣的一週嗎？如果都達成了，會有什麼感覺？
步驟5: 每天的實踐
每天第一件事是花時間看看今日行程，把最重要的事標示出來，安排事情的先後順序。
步驟6: 行動後的評估
在行動之後，記得要要評估成果，藉著每一週的練習，我們會越來越有覺察力，能夠看清「抉擇」與「行為」交互的結果，改善目標跟行動的方向。
譬如可以想想上禮拜做了哪些事，：
- 我達成了甚麼目標? 有什麼力量幫助我達成這些目標?
- 哪些沒有達成? 為什麼?
- 我遇到哪些挑戰? 我如何克服?
- 我是否太專注於這些目標而忽略了其他機會?
- 我如何使不同的目標/角色間產生互補?
在每三個月到半年評估一下成果，問自己
- 在目標的設定與達成上，有沒有特定的模式?重複的行為？導致失敗/成功？
- 我的目標是否實際？容易達成嗎？有挑戰性嗎?
- 是什麼讓我一直無法達成目標? 哪邊可以再改進?
- 我是否有一些不實際的期待?對自己太嚴苛？對時間規劃太密集？如何修正?
First Things First：TO LIVE, TO LOVE, TO LEARN, TO LEAVE A LEGACY
作者：Stephen R. Covey，A. Roger Merill，Rebecca R. Merill
出版社：天下文化
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